فرمت متنی را که می خواهید در فهرست مطالب آورده شود به کمک گزینه stylesand formatting از منوی format مشخص کنید. در نوار کناری که با انتخاب این گزینه به کنار صفحه می چسبد شما می توانید فرمت مورد نظر خود را جستجو کرده و آن را اعمال نمایید.
به جایی که قرار است در آنجا فهرست وارد شود بروید از منوی insert گزینه Reference و سپس Index and tables را انتخاب کنید و به برگه Table of contents بروید. با فشردن دکمه options استایلی را که می خواهید در فهرست بیاید انتخاب کنید و در جلوی آن شماره 1 را وارد کنید. شماره استایل هایی را که نباید در فهرست بیایند حذف کنید ok را دوبار فشار دهید.
چگونه برای چند فایل مجزا فهرست مطالب بسازیم ؟
یک فایل جداگانه برای نگهداشتن فهرست مطالب همه فایلها ایجاد کنید در فایلی که قرار است محتوای فهرست مطالب باشد برای هر یک از فایلهایی که محتویات شان باید در فهرست بیاید یک مستند مرجع ایجاد کنید (ctrl – 9) را بفشارید و ما بین کروشه های ایجاد شده نام فایل را بنوسید .
(RD*chapter1.doc) : اگر همه فایلهای در یک مسیر قرار ندارند باید آدرس کامل را بنویسید.
(RD * c:\\my foleder\\chapte1.doc*): حال طبق روش گفته شده در بالا فهرست مطالب ایجاد کنید . فهرست مطالب شماره صفحات را دقیقاً مطابق قانون شماره گذاری صفحات در فایلهای اصلی می آورد ممکن است بخواهید شروع شماره صفحه را در هر فایل به صورت دستی تغییر دهید.
همون طور که می‌بینید در حالت دوم فاصله بین "می" و "روم" از هم زیاد هستش و به صورت دو کلمه جدا از هم دیده میشه ولی تو حالت اول این دو قسمت چسبیده به هم هستن. برای اینکه این جور کلمات رو به صورت پیوسته بنویسید باید به جای space بین دو قسمت از shift+space استفاده کنید.به این ترکیب فاصله مجازی گفته میشه.
کلید Tab بر حسب تنظیماتی که قابل تغییر هستند فاصله بین کلمات ایجاد می کند . این ساده ترین کاربرد آن است ولی قابلیت های این کلید بیش از این حرفه است .
هیچوقت برای تنظیم نحوه قرارگیری کلمات از فاصله های پی در پی استفاده نکنید تنظیم Space متوالی کاری سخت است . حرفه ای باشید :
Tab در خدمت شماست .
کلید Tab بر حسب تنظیماتی که قابل تغییر هستند فاصله بین کلمات ایجاد می کند . این ساده ترین کاربرد آن است ولی قابلیت های این کلید بیش از این حرفه است .
فرض کنید می خواهید به نام خدا را در وسط بالای صفحه و در گوشه سمت راست آن نام ونام خانوادگی و در گوشه سمت چپ تاریخ را داشته باشید . چگونه این چیدمان را با tab ایجاد کنیم ؟
ابتدا دقت کنید در منوی View گزینه Ruler علامت تیک داشته باشد . در اولین سطر سمت راست نام و نام خانوادگی خود را بنویسید سپس روی گوشه سمت چپ خط کش بالای صفحه چندین بار کلیک کنید . علائم روی آن با کلیک شما تغییر می کند . این علایم برای ایجاد فواصل و. نیز تعیین ابتدای خطوط ومیزان تو رفتگی و یت بیرون آمدگی خطوط به کار می روند از بین آنها علامت به معنی وسط چن را اتنخاب کنید و روی خط کش بالای صفحه در محلی از عرض صفحه که می خواهید به نام خدا در انجا قرا ربگیرد کلیک کنید حال در سطر اول صفحه پس از نام و نام خانوادگی خود tab بزنید اشاره گر ماوس به میانه سطر می رود حال به نام خدا را بنویسید مجددا فرآیند بالا راتکرار کنید و این بار Tab چپ چین با نشانه را انتخاب کرده و آن را روی خط کش در سمت چپ قرار دهید . سپس مجددا در انتهای سطر اول بعد از به نام خدا قرا گرفته و Tab بزنید و تاریخ را وارد کنید .
اگر این فاصله ها آن طور که باید و شاید به دلتان نچسبید میتوانید روی سطر اول قرا گرفته و سپس با جابه جا کردن علائم Tab که روی خط کش ظاهر می شوند فواصل را نتظیم کنید. برای حذف هر یک از این Tab ها با موس ان را گرفته و به بیرون از خط کشی بکشید.
برای مواردی نظیر اسم و امضاء در پایان یک نامه که بایستی دارای تورفتگی باشد هم این روش را به کار می بریم .
? ِDecimal Tab ممیز اعشاری را زیر هم قرار می دهد . ? Bar Tab یک خط عمودی در محل قرا گیری Tab ایجاد می نماید .
در روشی که ذکر شد به طو ر کاملا دقیق فاصله ها را نمی توان مشخص کرد . اگر برایتان حیاتی است که فاصله ها را دقیقاً معین کنید از منوی Format گزینه Tab را انتخاب کنید . کلید Tab هخایی که تا کنون به کمک خط کش تعریف کرده اید و مشخصات دقیقشان وموقعیت قرارگیری شان در آنجا آورده شده است . بگویید فاصله ایجاد شده به وسیله Tab را با چه علامتی مثلاً ............ نقطه چین پر کند .
اگر واحد فواصل برحسب اینچ باشد بخواهیم بر حسب cm و یا mm بیان کنید در منوی Tools گزینه Options برگه General بخش units Measurement را تغییر دهید .
یک صفحه ازمتن را می توان به صورت عمودی وسط چین نمود . اگر فایل شما دارای چندین صفحه است و تنها صفحه اول رابخواهید عمودی وسط چین کنید یک section break وارد نمایید ( از منوی Insert گزینه Break و سپس Next Page رانتخاب کنید ) برا یوسط چین کردن صفحه با قرار دادن اشاره گرماوس در آن صفحه به منوی File و گزینه Page Setup رفته در Layout در جعبه Vertical Alignment گزینه Center را انتخاب کنید . در جعبه Apply To بگویید که این قالب بندی تنها به این Section اعمال گردد.
یکی از رایج ترین کارهایی که تایپیست های حرفه ای انجام میدهند کشیدن حروف و کلمات برای زیباسازی متن تایپ شده است. شما نیز میتوانید با استفاده از این ترفند متون خود را در داخل ویندوز بکشید.
برای این کار :
کافی است در هر مکانی از ویندوز ، زبان ویندوز را روی فارسی تنظیم کنید.
سپس حرف مورد نظر خود را تایپ کرده و کلیدهای ترکیبی Shift+J را همزمان بفشارید.